Van papieren naar digitale factuurverwerking in 30 landen

Atradius had een duidelijk doel voor ogen: de verwerking van de 30.000 inkomende facturen per jaar transformeren van papier naar digitaal én dit proces wereldwijd standaardiseren.

Alle finance afdelingen moeten voortaan op één en dezelfde manier de facturen verwerken, met behulp van de software van Basware en Kofax. Alleen wanneer specifieke legal requirements hierom vragen, mag er nog van het standaard template afgeweken worden.

Het belang van change management

Maar die overgang was makkelijker gezegd dan gedaan, blijkt uit het verhaal van Marcel. “We willen dat alle financiële afdelingen in alle landen op dezelfde manier werken. Maar dat is wel een cultuur-ding. En het betekent een verandering in je dagelijkse processen.”

Hij benadrukt in zijn verhaal dan ook dat change management een niet te onderschatten aspect is in een dergelijk implementatieproces. Zijn advies luidt om mensen meteen vanaf het begin al mee te nemen en draagvlak te creëren. Daarnaast is het zaak om alle medewerkers goed te blijven begeleiden totdat ze comfortabel zijn met de nieuwe situatie.

Niet iedereen werkte op dezelfde manier

Voordat een proces gestandaardiseerd en geautomatiseerd kan worden, is het van groot belang om de huidige situatie nauwkeurig in kaart te brengen. Dat is dan ook precies waar het project voor Marcel en zijn team mee begon; het vergaren van informatie bij alle financiële afdelingen. “Daardoor was meteen ook iedereen al betrokken bij het project”, zegt hij. “We onderzochten voor elk land hoe de bestaande processen er op dat moment uitzagen en wat er dan daadwerkelijk in de dagelijkse gang van zaken gebeurde.”

Dat leverde weleens verrassingen op: “Dan blijkt dat er door de jaren heen toch veel werkprocessen op een soort natuurlijk wijze zijn ontstaan, maar waar niemand eigenlijk weet van heeft. En wat haaks staat op het standaardproces dat wij wilden implementeren.”

In deze gevallen was het belangrijk om het gesprek aan te gaan, vertelt Marcel. Daarbij legden ze duidelijk uit hoe het nieuwe proces eruit zou komen te zien en vooral wat de voordelen zijn van deze nieuwe manier van werken.

E-invoicing is hot topic

Naast de verschillen in werkwijzen en de nodige taalkundige plus culturele verschillen, vormde ook het verschil in wetgeving per land een uitdaging in dit internationale project. Zo is e-invoicing momenteel een hot topic. Atradius is onder meer werkzaam in Italië, waar de overheid het Clearance Model heeft ingevoerd. Dit betekent dat de overheid alle facturen inzichtelijk wil hebben en dat e-invoicing verplicht is. Dat heeft uiteraard ook gevolgen voor het digitale factuurverwerkingsproces.

Succesfactoren implementatieproces

Marcel vertelt hoe zijn team samen met ICreative de implementatie van het nieuwe factuurverwerkingsproces tot een succes brachten. Atradius besloot dicht bij huis te beginnen en het nieuwe proces eerst in Nederland en Duitsland in gebruik te nemen. Zo konden ze eerst zelf ervaren hoe het werkt en welke gevolgen het heeft. Hiervan konden ze veel leren en deze kennis meenemen tijdens de uitrol in de volgende landen.

De goede voorbereiding en heldere doelen van Atradius droegen ook bij aan het succes, evenals het uitgebreid de tijd nemen voor de training van de betrokken financiële medewerkers. De accountmanager van ICreative haakt hierop in en deelt een tip: “Het is belangrijk dat er niet te veel tijd zit tussen het trainen van de medewerkers, het testen van de software en de daadwerkelijke livegang. Om het momentum en de betrokkenheid te behouden, kun je beter meteen na de training beginnen met testen en live gaan.”

Ook noemen de heren de goede samenwerking tussen Atradius en ICreative als belangrijke succesfactor. "Als je samen optrekt, kun je heel wat bereiken."

Voordelen van digitale factuurverwerking

Inmiddels zijn al meer dan 30 landen overgestapt naar digitale factuurverwerking. Marcel vertelt over de voordelen van deze nieuwe manier van werken. “Voor ons levert het vooral een snelle, automatische factuurstroom op. Hoe sneller wij de facturen binnen hebben, hoe sneller we kunnen betalen.” Knipogend voegt hij daaraan toe: “Dat sluit natuurlijk mooi aan bij onze business als kredietverzekeraar.”

Marcel zegt ook dat dankzij automatisering veel handmatige werkzaamheden worden weggehaald. “Daardoor kunnen we medewerkers inzetten voor werk dat meer weer toegevoegde biedt. Zoals analyses of informatie verstrekken naar de rest van de organisatie.”

Als belangrijk bijkomend voordeel noemt Marcel duurzaamheid. Basware heeft recentelijk onderzocht wat het voor het milieu oplevert als een bedrijf overstapt van papieren factuurverwerking naar een digitaal proces. Daaruit blijkt dat je per twintigduizend inkomende facturen per jaar ruim negentig bomen bespaart die anders voor papier zouden worden gekapt. Ook bespaart het driehonderd ton water en ongeveer dertig ton CO2-uitstoot.

Liever luisteren dan lezen?
Meike de Jong, presentator en redacteur bij RTL Nieuws interviewde Marcel Verharen (Atradius) en Peter Derksen (ICreative) tijdens een talkshow. Bekijk de video nu!

Benieuwd naar de mogelijkheden?

  of