"Met één druk op de knop hebben we inzicht, controle en zetten we de factuur door"

Home / Case Studies / PON Power & PON Equipment

Je kunt ze gerust de ‘zware jongens’ van Pon Holding noemen: Pon Equipment en Pon Power. De eerste is actief met verhuur, leasing en onderhoud van onder meer grondverzetmachines, bulldozers en asfalteermachines. Pon Power levert en onderhoudt generatoren, warmtekrachtcentrales en industriële motoren.

Bij de internationale handels- en serviceorganisatie Pon Holdings (onder andere fabrikant van fietsen en scheepsmotoren, en importeur van VW, Audi, Porsche en Bentley) werken in totaal 13.000 personen. Power en Equipment zijn bij elkaar goed voor zo’n 2.500 medewerkers.

Bij de aanleg van spoor- en waterwegen, in de scheepvaart en de offshore én bij de energievoorziening bij bedrijven en ziekenhuizen: op al die plekken kom je de zware jongens van Pon tegen.

Inkomende facturen digitaliseren, standaardiseren en centraliseren

Marc Engelen en Martijn van der Horst waren lange tijd de financiële spillen bij deze zware jongens. De beide bedrijven zetten een belangrijke stap voor hun financiële administratie door hun facturenstroom met de software van Basware en Kofax te digitaliseren, standaardiseren en centraliseren.

En dat werd tijd ook, vindt het tweetal, want jaarlijks ontvangen de beide ondernemingen zo’n 60.000 facturen. Variërend in bedragen van dik een half miljoen voor een graafmachine tot een rekening van enkele tientjes voor een paar pakken koffie.

En al die facturen gingen eerder door mensenhanden. Op de administratie waren meerdere personen daar druk mee en omdat het mensenwerk was, gingen er soms dingen mis. Er raakte weleens een factuur zoek; d’r bleef soms een rekening in een la liggen omdat er vragen over waren.

Rust bij crediteurenadministratie

Met het digitaliseren van de facturenstroom behoort dat tot het verleden. Martijn: “Met één druk op de knop hebben we inzicht, controle en zetten we de factuur door naar de juiste man of vrouw. Zet dat maar eens af tegen de minuten die mensen voorheen bezig waren om een factuur te controleren.”

Marc voegt daar nog aan toe: “En de crediteurenadministratie is verlost van telefoontjes van leveranciers die belden over nog niet betaalde facturen, wat weer leidde tot tijdrovende speurtochten. Eén blik op het op het beeldscherm geeft de status van elke factuur weer, en toont wie de aangewezen contactpersoon is.”

Kostenbesparing door automatische factuurverwerking

De circa dertig medewerkers op de financiële administratie van beide bedrijven hadden best wel vragen bij de automatiseringsslag. Zoals of dit banen zou gaan kosten? Martijn: “Het antwoord is nee. Deze stap heeft geen banen gekost, maar wél kosten bespaard.”

"De crediteurenadministratie is verlost van telefoontjes van leveranciers over nog niet betaalde facturen, wat weer leidde tot tijdrovende speurtochten."

De verklaring voor deze kostenbesparing zit ‘m in het feit dat degenen die de facturen moeten beoordelen en goedkeuren dat nu stukken sneller kunnen doen. En daarmee tijd overhouden voor ander en slimmer werk.

Marc: “Voorheen lag het accent op data-entry. Dat is verschoven naar werkzaamheden met meer toegevoegde waarde, zoals analyses doen. ‘Hoeveel koffie kopen wij eigenlijk in? Goh, da’s best wel veel. Kunnen we daar slimmer mee omgaan?’ dat maakt het werk stukken interessanter.”

Helpdesk ICreative heeft snelle responstijd

De invoering en overschakeling naar de nieuwe programma’s door ICreative verliep vrijwel moeiteloos. Martijn vond het een spannend moment: “We hebben hier een treintje rijden van meer dan 200 facturen per dag, en dat treintje wil je niet stil hebben.”

De manier waarop ICreative de hick-ups bij de omschakeling aanpakte, vormde voor Marc een bevestiging de juiste partij gekozen te hebben: “Zij worden niet zo snel zenuwachtig van een livegang, hun helpdesk heeft een snelle responsetijd. Het is fijn een sterke partij achter je te hebben met voldoende kennis en ervaring. Hun kalmte gaf ons ook rust.”

Next step: facturen aan inkooporders matchen

De overgang van manuele naar automatische factuurverwerking was een ‘enorme sprong naar voren’ voor de bedrijven. De kwaliteit van het werk ging omhoog, de doorlooptijden naar beneden. Intussen zijn beiden alweer druk bezig met het voorbereiden van ‘the next step’: “Door de inkooporders automatisch te laten matchen met de facturen kunnen we nog veel meer efficiency bereiken. Dat biedt aanzienlijke administratieve verlichting.”

Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie?

  of