"Mijn motto is: keep it simple"

De activiteiten van Geveke bestaan naast het adviseren, leveren en onderhouden van een breed pakket aan technische producten, uit het ontwerpen en produceren van complexe turnkey packages inclusief commissioning en startup. Geveke Werktuigbouw en haar twee Belgische dochterondernemingen hebben twee verkoopgroepen, industriële pompen en persluchttechniek.

"Onze producten en diensten zijn voor de gebruikers van essentieel belang in hun productieprocessen of werkzaamheden", licht Michael Wiersma, CFO bij Geveke Werktuigbouw, toe. "We zijn een handelsbedrijf met een eigen serviceorganisatie. De producten betrekken we van gespecialiseerde, internationaal gerenommeerde fabrikanten. Daarvoor gaan we langdurige leveranciersrelaties aan."

Met Basware alles in één applicatie regelen

De industriële dienstverlener werkte enkele jaren geleden al naar tevredenheid met Basware. Toen het toenmalige ERP-systeem end-of-life was en Geveke Werktuigbouw met SAP Business One ging werken, koos het uit kostentechnische overwegingen toch voor een ander systeem om facturen te verwerken.

"Mijn motto is: keep it simple. We hebben Basware daarom toen vervangen met een ander pakket vanwege de goede connectie met SAP, ondanks dat we wisten dat het minder rijk was aan functionaliteit", zegt Wiersma.

Na verloop van tijd bleek dit echter toch niet te volstaan. "Het schoot tekort, met name in de informatieve circulatie. Teveel zaken moesten buiten het factuurverwerkingssysteem om geregeld worden via de mail, terwijl dit in Basware gewoon onderdeel is van de procesflow", aldus Wiersma.

"In Basware kan je alles regelen vanuit één applicatie waar je het overzicht houdt."

Carla Koning, medewerker van de crediteurenadministratie, kan dit volmondig beamen. "In Basware kan je alles regelen vanuit één applicatie waar je het overzicht houdt. Je opent de factuur, je kunt e-mails versturen, je ziet hoe de factuur geboekt moet worden, enzovoort. Bovendien heeft Basware een hele fijne zoekfunctie waar je op verschillende manier alles terug kan vinden. Dit werkt echt zoveel fijner."

Pdf- en papieren facturen automatisch verwerken

Gesprekken met de leverancier leidden ertoe dat Wiersma terugviel op het vertrouwde via het bekende kanaal. Hij was en is erg tevreden over de samenwerking met ICreative, dus een telefoontje voor een demo was snel gepleegd. "Toen we voor de eerste keer Basware selecteerden, hadden we al een uitgebreide marktoriëntatie gedaan. We vonden dit niet meer nodig om hier nog een keer zoveel tijd in te steken.’"

Naast Basware SaaS heeft Geveke Werktuigbouw ook gekozen voor de aanvullende ICreative Recognition Service (IRS) voor het verwerken van papieren en pdf-facturen. Dankzij deze service wordt informatie op deze facturen automatisch afgelezen en automatisch in de daarvoor bestemde velden in Basware gezet. Denk hierbij aan factuurdatum, factuurnummer, IBAN-nummer, btw-nummer en/of netto- en brutobedragen.

De basis voor IRS is Kofax Total Agility software suite. Kofax wordt al jaren door onafhankelijke onderzoeksbureaus uitgeroepen tot leider in het zogenoemde scan & capture-domein.

Aandachtspunten bij de uiteindelijke beslissing waren de pricing, die wezenlijk anders is bij een cloudapplicatie, en de interface naar het nieuwe ERP-pakket. Ongeveer een derde van de totale implementatietijd ging hieraan op. "Het oorspronkelijke plan dat we hadden bedacht, ging niet werken", laat applicatiebeheerder Jeroen Duindam weten. "Maar we hebben een oplossing gevonden."

Tijd vrijmaken voor testfase is belangrijk

De overige tijd zat in inrichtingsvraagstukken, in training en in het testen van de applicatie. De implementatie is binnen de gestelde tijd en het gestelde budget verlopen. Wat sterk heeft bijgedragen aan het succes, is dat Wiersma veel tijd bij zijn team heeft vrijgemaakt voor de testfase.

"Je hebt er niets aan als mensen niet hun volledige aandacht kunnen richten op het testen. Als ze steeds worden afgeleid door dagelijkse werkzaamheden, dan zijn ze eerder geneigd om te vinden dat het wel goed is", meent Wiersma.

Intussen heeft Geveke Werktuigbouw de implementatie van Basware SaaS in een doorlooptijd van circa drie maanden succesvol afgerond. "Voor ons was 10 december de uiterste datum omdat we de implementatie niet wilden laten samenvallen met de jaarafsluiting. En dat is gelukt. We zijn nu voorzien van gebruiksvriendelijke, integrale applicatie voor onze factuurverwerking", concludeert Wiersma.

of